Постановление от 31.12.2008 г № 436

Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Организация рассмотрения устных и письменных обращений и личного приема граждан в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики»

В целях проведения административной реформы, руководствуясь статьей 43 Устава города Новочебоксарска Чувашской Республики и принимая во внимание постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 29 марта 2007 г. N 62 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", постановляю:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Организация рассмотрения устных и письменных обращений и личного приема граждан в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики".
2.Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Глава администрации
города Новочебоксарска
Чувашской Республики
В.П.АРТЕМЬЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ОРГАНИЗАЦИЯ РАССМОТРЕНИЯ УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ
И ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА НОВОЧЕБОКСАРСКА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ"
I.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации рассмотрения устных и письменных обращений и личного приема граждан в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики
Административный регламент предоставления муниципальной услуги по организации рассмотрения устных и письменных обращений и личного приема граждан в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги по рассмотрению и подготовке ответов на поступившие в администрацию города Новочебоксарска обращения граждан и организаций (далее - муниципальная услуга), разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении муниципальной услуги.
1.2.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (текст документа опубликован в издании "Российская газета", N 237 от 25.12.1993);
- Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (текст закона опубликован в изданиях "Собрание законодательства Российской Федерации", N 40 от 06.10.2003, ст. 3822; "Парламентская газета", N 186 от 08.10.2003; "Российская газета", N 202, 08.10.2003);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (текст закона опубликован в изданиях "Российская газета" N 95 от 05.05.2006, "Собрание законодательства РФ" N 19 от 08.05.2006, ст. 2060; "Парламентская газета" N 70-71 от 11.05.2006);
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" , текст документа опубликован в издании "Собрание законодательства Российской Федерации" от 21.11.2005 N 47, ст. 4933;
- Конституцией Чувашской Республики (текст документа опубликован в изданиях "Республика", N 52 от 09.12.2000; "Чаваш ен", N 45 от 09.12.2000; "Советская Чувашия", N 238 от 09.12.2000 (спецвыпуск); "Хыпар", N 224 от 09.12.2000 (спецвыпуск); "Собрание законодательства Чувашской Республики", 2000, N 11-12, ст. 442; "Ведомости Государственного Совета Чувашской Республики", 2000, N 38-39);
- постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 29 марта 2007 г. N 62 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" , текст документа опубликован в изданиях "Вести Чувашии", N 12 от 05.04.2007; "Собрание законодательства Чувашской Республики", 2007, N 3, ст. 150;
- Уставом города Новочебоксарска, принятым решением Новочебоксарского городского Собрания депутатов Чувашской Республики от 28.11.2005 N С 5-1 , текст документа опубликован в издании "Грани", N 347-349 от 31.12.2005;
- настоящим Административным регламентом.
1.3.Наименование органа муниципальной власти Чувашской Республики, предоставляющего муниципальную услугу
Муниципальная услуга по организации рассмотрения устных и письменных обращений и личного приема граждан в администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики предоставляется администрацией города Новочебоксарска (далее также - Администрация) по вопросам, входящим в компетенцию Администрации, через следующие структурные подразделения:
1.Управление имущественных и земельных отношений администрации города Новочебоксарска;
2.Финансовое управление администрации города Новочебоксарска;
3.Управление образования и молодежной политики администрации города Новочебоксарска;
4.Юридический отдел администрации города Новочебоксарска;
5.Отдел жилищных отношений администрации города Новочебоксарска;
6.Управление экономики, развития предпринимательства и торговли администрации города Новочебоксарска;
7.Отдел по охране прав детства администрации города Новочебоксарска;
8.Отдел культуры и архивного дела администрации города Новочебоксарска;
9.Отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска;
10.Отдел ЗАГС администрации города Новочебоксарска;
11.Отдел информационного обеспечения и информатики администрации города Новочебоксарска;
12.Отдел городского хозяйства администрации города Новочебоксарска;
13.Отдел здравоохранения, физической культуры и спорта администрации города Новочебоксарска;
14.Отдел бухгалтерского учета администрации города Новочебоксарска;
15.Отдел экологической безопасности администрации города Новочебоксарска (далее - структурные подразделения).
Информационное и технологическое обеспечение по предоставлению муниципальной услуги осуществляется непосредственно Администрацией.
1.4.Понятия, используемые в настоящем Административном регламенте
Обращение гражданина или организации - обращение гражданина или организации (далее - обращение), направленные в адрес Администрации, на имя Главы администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики или должностному лицу Администрации письменные заявление, предложение, жалоба, а также устное обращение гражданина или уполномоченного представителя организации.
1.5.Взаимодействие с государственными органами и организациями при предоставлении муниципальной услуги
При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие (по согласованию) с:
- органами исполнительной власти Чувашской Республики;
- Новочебоксарским отделом Управления Федерального государственного учреждения "Земельная кадастровая палата по Чувашской Республике";
- Новочебоксарским отделом Управления Федеральной регистрационной службы по Чувашской Республике;
- Инспекцией Федеральной налоговой службы по городу Новочебоксарску Чувашской Республики;
- Отделом Министерства финансов Чувашской Республики по городу Новочебоксарску;
- Управлением Федерального казначейства по Чувашской Республике;
- Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в городе Новочебоксарск Чувашской Республики;
- Государственным учреждением Центр занятости населения города Новочебоксарска Государственной службы занятости Чувашской Республики;
- Отделом социальной защиты населения города Новочебоксарск Чувашской Республики Министерства здравоохранения и социального развития Чувашской Республики;
- Новочебоксарской территориальной избирательной комиссией;
- организациями, расположенными на территории города Новочебоксарска, оказывающими содействие при предоставлении муниципальной услуги.
1.6.Получатели муниципальной услуги
Получателями муниципальной услуги являются граждане (физические лица), индивидуальные предприниматели и организации (далее - заинтересованные лица, заявители). Заинтересованные лица вправе обращаться лично, через своих представителей на основании надлежаще оформленной доверенности, а также направлять индивидуальные и коллективные письма и обращения, в том числе по информационным системам общего пользования.
1.7.Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление письменных (устных) ответов на поступившие в Администрацию обращения, а также удовлетворенность обратившихся качеством, своевременностью предоставления и полнотой полученной информации.
Обратившимся обеспечиваются комфортные условия для получения требуемой информации по вопросам, входящим в компетенцию Администрации, в том числе гарантируются надлежащим образом оборудованные помещения, удобные графики работы структурных подразделений, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.
1.8.Источники официального опубликования
Источниками официального опубликования принятых решений по предоставлению муниципальной услуги являются газеты "Грани" и "Родники Чувашии".
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
Информация, предоставляемая о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.
2.1.1.Информирование о предоставлении муниципальной услуги
Информация о муниципальной услуге предоставляется непосредственно в помещениях Администрации с использованием информационных стендов, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения на официальном Интернет-сайте Администрации.
Почтовый адрес для направления обращений: 429951, г. Новочебоксарск, ул. Винокурова, 14.
Телефоны для получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги: 73-13-15, 73-84-66; факс 77-00-47.
Адрес электронной почты: nowch@cap.ru.
Информация о предоставляемой муниципальной услуге доводится также посредством ее размещения на официальном Интернет-сайте администрации города Новочебоксарска Чувашской Республики http://www.nowch.cap.ru/.
Основными требованиями к информированию граждан о порядке предоставления государственной услуги являются достоверность предоставляемой информации, четкость в изложении информации, полнота информации.
Информационные стенды оборудуются при входе в помещение Администрации. На информационных стендах размещается следующая обязательная информация:
- график работы структурных подразделений Администрации (далее - подразделение), ответственных за предоставление муниципальной услуги;
- номера кабинетов, в которых предоставляется муниципальная услуга, фамилии, имена, отчества и должности соответствующих должностных лиц;
- требования к письменному запросу о предоставлении ответа на письменное обращение, образец обращения на имя главы администрации города Новочебоксарска;
- полный почтовый адрес Администрации;
- адрес официального Интернет-сайта Администрации;
- номер телефона соответствующего подразделения, предоставляющего муниципальную услугу;
- перечень документов, представляемых получателями муниципальной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом либо подчеркиваются.
Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону осуществляется двумя способами: по телефону приемной Администрации и непосредственно руководителями подразделений.
Посредством телефона граждане и организации могут получить информацию:
- о режиме работы необходимого заинтересованному лицу соответствующего структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу;
- о полном почтовом адресе Администрации;
- об адресе официального Интернет-сайта Администрации;
- о номере телефона соответствующего структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, и адресе его электронной почты;
- о требованиях к письменному запросу;
- о процедуре предоставления муниципальной услуги.
На официальном Интернет-сайте Администрации размещается следующая информация:
- полное наименование и полный почтовый адрес Администрации;
- справочные номера телефонов соответствующих структурных подразделений, предоставляющих муниципальную услугу;
- график работы соответствующих структурных подразделений, ответственных за предоставление муниципальной услуги, предусмотренный в пункте 2.1.2 настоящего Административного регламента, с указанием вопросов, рассматриваемых структурным подразделением;
- требования к письменному обращению;
- перечень документов, представляемых получателями муниципальной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.1.2.Способ получения сведений о месте нахождения и структурных подразделениях Администрации, предоставляющих муниципальную услугу
Сведения о месте нахождения Администрации, справочные телефоны, адреса сайта в сети Интернет, адреса электронной почты Администрации, в том числе его структурных подразделений, размещаются на информационных стендах, в средствах массовой информации, на официальном Интернет-сайте Администрации.
Информация об адресах и справочных телефонах Администрации содержится в Приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
График личного приема главы администрации города Новочебоксарска (далее - главы): понедельник с 14.00 до 17.00;
График личного приема первого заместителя главы администрации: вторник с 14.00 до 18.00;
График личного приема заместителя главы администрации по финансам - начальника управления экономики, развития предпринимательства и торговли: среда с 14.00 до 18.00;
График приема заместителя главы по социальным вопросам: четверг с 14.00 до 18.00;
График работы структурных подразделений:
понедельник, вторник, среда, четверг, пятница с 08.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00, выходные дни - суббота и воскресенье, а также праздничные дни.
2.1.3.Перечень сведений и документов, необходимых для получения муниципальной услуги
Для получения муниципальной услуги в письменной форме заявитель направляет в адрес Администрации письменное обращение. В письменном обращении в обязательном порядке должны быть указаны либо наименование Администрации, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилия, имя, отчество гражданина (последнее - при наличии) или наименование организации, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагается суть предложения, заявления или жалобы, дата. Гражданин или уполномоченный представитель организации в обращении ставят личную подпись.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов к письменному обращению могут прилагаться документы и материалы либо их копии.
В случае отсутствия в письменном обращении фамилии гражданина, направившего обращение (почтовым отправлением, электронной почтой, телеграммой, факсимильной связью), и (или) его почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
При этом регистрации и учету подлежат все поступившие (почтовым отправлением, электронной почтой, телеграммой, факсимильной связью) обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством для письменных обращений граждан.
Для получения муниципальной услуги в устной форме или получения письменного ответа на руки гражданин должен иметь при себе следующие документы:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- документ, подтверждающий полномочия лица, представляющего интересы заинтересованного лица (доверенность).
2.1.4.Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан или организаций
При информировании о порядке предоставления услуги по телефону специалист структурного подразделения, сняв трубку, должен назвать наименование своего отдела, должность, фамилию, имя и отчество.
Во время разговора специалист должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка от заинтересованного лица специалист структурного подразделения проводит личный прием граждан, специалист вправе предложить обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить заинтересованное лицо о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист структурного подразделения, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 10 минут.
Специалист структурного подразделения не вправе осуществлять информирование заинтересованного лица, выходящее за рамки информирования, влияющее прямо или косвенно на результат предоставления услуги.
Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистом структурного подразделения при обращении заинтересованных лиц за информацией лично или по телефону.
Специалист структурного подразделения, осуществляющий устное информирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов. Время ожидания заинтересованных лиц при индивидуальном устном информировании не может превышать 30 минут. Индивидуальное устное информирование заинтересованных лиц, специалист отдела осуществляет не более 10 минут.
В случае, если для подготовки требуется продолжительное время, специалист структурного подразделения, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо согласовать с обратившимся другое время для устного информирования.
Специалист структурного подразделения, осуществляющий прием и консультирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к заинтересованным лицам, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.
Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц в Администрацию осуществляется путем почтовых отправлений, либо предоставляется лично в приемную Администрации.
Глава администрации города Новочебоксарска, либо заместитель главы администрации города, курирующий предоставление муниципальной услуги, направляет обращение заинтересованных лиц начальнику структурного подразделения Администрации. Начальник отдела рассматривает обращение лично либо передает обращение специалисту структурного подразделения для подготовки ответа.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 30 дней с даты поступления обращения.
При коллективном обращении граждан письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением в адрес гражданина, указанного в обращении первым, если не указан иной адрес.
Ответы на письменные обращения граждан должны содержать: дату документа, регистрационный номер документа, фамилию и инициалы гражданина, его почтовый адрес, текст документа (ответы на поставленные вопросы), наименование должности лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию и подпись; фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя.
2.1.5.Публичное устное информирование.
Публичное устное информирование осуществляется с привлечением средств массовой информации, радио, телевидения (далее - СМИ).
2.1.6.Публичное письменное информирование
Публичное письменное информирование осуществляется путем публикации информационных материалов в СМИ, размещения на официальном Интернет-сайте Администрации, использования информационных стендов.
Информационные стенды оборудуются в доступном для получения информации помещении Администрации. На информационных стендах содержится следующая обязательная информация:
- контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности сотрудников, осуществляющих прием и консультирование заинтересованных лиц;
- процедура предоставления муниципальной услуги в текстовом виде блок-схемы, согласно Приложению N 2 к настоящему Административному регламенту;
- перечень документов, представляемых заинтересованными лицами для получения муниципальной услуги;
- образец заявления;
- выдержки из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным начертанием либо подчеркиваются.
На официальном Интернет-сайте Администрации размещается следующая обязательная информация:
- процедура предоставления муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы;
- перечень необходимых документов, представляемых для получения муниципальной услуги;
- образец заявления;
- перечень наиболее часто задаваемых заинтересованными лицами вопросов и ответы на них;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.2.Требования к оборудованию помещений для оказания муниципальной услуги
Помещения для предоставления муниципальной услуги снабжаются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названия соответствующего структурного подразделения, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу. Каждое помещение для предоставления муниципальной услуги оснащается телефоном, компьютером.
Для ожидания приема гражданам отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов.
Для свободного получения информации о фамилиях, именах, отчествах и должностях должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, должностные лица обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками с указанием фамилии, имени, отчества и должности, крепящимися с помощью зажимов к одежде, либо настольными табличками аналогичного содержания.
Должностное лицо, предоставляющее муниципальную услугу, обязано предложить лицу воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного должностного лица.
Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию и организовывать предоставление муниципальной услуги в полном объеме. Структурным подразделениям, ответственным за предоставление муниципальной услуги, обеспечивается доступ в Интернет и выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
Места для проведения личного приема граждан оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
Кроме того, вход в здание, где предоставляется муниципальная услуга, должен быть надлежащим образом оформлен. Также должны быть оборудованы парковочные места для автомобилей.
2.3.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
Письменные обращения, поступившие в Администрацию или должностному лицу в соответствии с их компетенцией и не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в Администрации не позднее 15 дней с даты поступления, иные обращения - в течение 30 дней со дня их регистрации. Регистрация письменных обращений осуществляется в системе электронного документооборота администрации города Новочебоксарска и направляется специалистом отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска главе администрации города Новочебоксарска, номер телефона и график работы специалиста указаны в Приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, глава либо уполномоченное на то должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Для консультирования в устной форме по вопросам, входящим в компетенцию Администрации, выделяется время, необходимое и достаточное для предоставления полного и исчерпывающего ответа на запрос, фиксирования результата оказания услуги, но не более 1 часа.
В случае, если должностное лицо, предоставляющее муниципальную услугу, не может предоставить информацию по запросу самостоятельно без привлечения иных структурных подразделений Администрации или подготовка информации требует продолжительного времени, оно предлагает заявителю обратиться с письменным запросом либо назначает другое удобное для лица время, но не позднее одного месяца со дня первого устного обращения лица.
Заявителям, желающим получить муниципальную услугу в устной форме, предоставляется право выбора при ее получении: в порядке живой очереди без предварительной записи или по предварительной записи по телефону.
При определении времени предоставления муниципальной услуги по телефону должностное лицо, предоставляющее муниципальную услугу, обязано назначить время, согласованное с заявителем, обратившимся за предоставлением муниципальной услуги, с учетом уже состоявшихся встреч.
Запись по телефону при предоставлении муниципальной услуги является предпочтительным способом организации приема заявителей.
Время ожидания в очереди для приема у должностного лица, предоставляющего муниципальной услугу, не должно превышать 30 минут.
2.4.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Ответ на обращение не дается в случае, если:
- в письменном обращении не указаны фамилия гражданина (наименование организации), направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- текст письменного обращения не поддается прочтению и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, о чем сообщается заявителю;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
- обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов и гражданину, направившему обращение, может быть сообщено о недопустимости злоупотребления правом;
- в случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Администрацию или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.
2.5.Ответственность работников при предоставлении муниципальной услуги
Сотрудники Администрации, работающие с обращениями, несут, в соответствии с законодательством Российской Федерации, ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
При утрате исполнителем письменного обращения назначается служебное расследование.
2.6.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.
III.Административные процедуры
3.1.Общие положения рассмотрения обращений
Основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:
- обращение заявителя, направленное посредством средств почтовой связи или по информационным системам общего пользования в адрес Администрации с указанием наименования Администрации, либо фамилии, имени, отчества соответствующего должностного лица, либо должности соответствующего должностного лица;
- непосредственное устное обращение гражданина к главе либо к соответствующему должностному лицу, в соответствующее структурное подразделение, предоставляющее муниципальную услугу.
Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, по факсу, по электронной почте, по телеграфу.
Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации города Новочебоксарска (далее - Канцелярия).
Должностное лицо Канцелярии проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю.
Рассмотрение обращения в структурном подразделении осуществляет соответствующее должностное лицо структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу, имеющее высшее юридическое или иное высшее профессиональное образование, необходимое для осуществления возложенных должностных обязанностей и уполномоченное руководителем подразделения (лицом, его замещающим) (далее - уполномоченное должностное лицо).
При рассмотрении обращения должностное лицо не вправе:
- искажать положения нормативных правовых актов;
- предоставлять сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, или сведения конфиденциального характера;
- давать правовую оценку любых обстоятельств и событий, в том числе решений, действий (бездействия) государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;
- вносить изменения и дополнения в любые предоставленные лицами документы;
- совершать на документах лиц распорядительные надписи, давать указания органам местного самоуправления или должностным лицам или каким-либо иным способом влиять на последующее решение органов местного самоуправления или должностных лиц при осуществлении возложенных на них функций.
При рассмотрении обращения должностное лицо вправе привлекать иных соответствующих должностных лиц Администрации для оказания методической и практической помощи.
Привлечение должностных лиц Администрации для оказания помощи осуществляется путем непосредственного обращения (в том числе посредством телефонной связи) должностного лица к руководителю подразделения Администрации, в функции которого входит практическое разрешение вопросов, поставленных в обращении.
Руководитель структурного подразделения, к которому обратилось должностное лицо, обязан незамедлительно поручить оказание помощи наиболее квалифицированному должностному лицу подразделения.
Должностное лицо, которому поручено оказание помощи, обязано незамедлительно (при устном обращении) либо в сроки, не превышающие 5 рабочих дней, оказать ее обратившемуся должностному лицу.
3.2.Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении письменных обращений в Администрации
Гражданин на стадии рассмотрения его обращения в Администрации имеет право:
- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению;
- истребовать представленные материалы;
- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- в случае необходимости привлекаться к участию в рассмотрении обращения;
- получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов.
3.3.Рассмотрение устного обращения
Для предоставления муниципальной услуги при непосредственном устном обращении должностное лицо приглашает гражданина в помещение, где предоставляется муниципальная услуга.
Уполномоченное должностное лицо определяет, относятся ли вопросы, обозначенные в обращении, к вопросам, по которым предоставляется муниципальная услуга, уточняет, в какой форме лицо желает получить ответ, определяет уровень сложности вопросов, содержащихся в обращении.
Устное обращение должностное лицо фиксирует в электронной карточке личного приема граждан системы электронного документооборота администрации города Новочебоксарска по форме, приведенной в Приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.
Должностное лицо незамедлительно осуществляет поиск информации по вопросам, входящим в компетенцию подразделения Администрации, с использованием имеющихся справочно-правовых систем, нормативных правовых актов и сообщает гражданину ответ.
В случае, если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, либо в обращении обжалуется судебное решение, уполномоченное должностное лицо вносит в электронную карточку личного приема гражданина запись о предоставлении гражданину ответа с разъяснениями, куда и в каком порядке ему следует обратиться, либо с разъяснением порядка обжалования судебного решения.
В электронной карточке личного приема гражданина также отражается сведение о получении лицом информации или о причинах отказа в предоставлении ответа на обращение.
Уполномоченное должностное лицо предоставляет лицу ответ на устное обращение в сроки, указанные в пункте 2.3 настоящего Административного регламента.
В случае, если подготовка ответа требовала продолжительного времени и уполномоченное должностное лицо назначало гражданину удобное для него время для получения ответа, прием указанного лица производится в назначенное для него время.
По окончании приема гражданин проставляет отметку в электронной карточке личного приема гражданина о получении с его согласия ответа в устной форме в ходе личного приема.
В случае предоставления по просьбе гражданина письменного ответа уполномоченное должностное лицо фиксирует это в электронной карточке личного приема гражданина и предоставляет ответ в сроки, предусмотренные пунктом 2.3 настоящего Административного регламента.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, предусмотренном пунктом 2.3 настоящего Административного регламента.
3.4.Рассмотрение обращения, поступившего посредством почтовой связи или по информационным системам общего пользования
Письменное обращение может быть направлено заявителем в Администрацию, соответствующему должностному лицу Администрации (с указанием фамилии, имени, отчества должностного лица либо его должности) средствами почтовой связи или по информационным системам общего пользования.
Должностное лицо Канцелярии регулярно проверяет поступление корреспонденции по информационным системам общего пользования. Полученные документы сохраняются в электронном виде в соответствующей папке на компьютере должностного лица и выводятся на бумажный носитель. После вывода обращения на бумажный носитель на полученном обращении проставляется регистрационный штамп Администрации и исполняется аналогично письменным обращениям, полученным иными средствами связи.
К обращению, направленному по информационным системам общего пользования, предъявляются требования, аналогичные требованиям к письменному обращению.
Письменное обращение обязательно должно содержать следующие сведения:
- наименование Администрации либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;
- наименование организации или фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, направившего обращение;
- полный почтовый адрес обратившегося лица, по которому должен быть направлен ответ;
- содержание обращения;
- личная подпись гражданина либо уполномоченного лица обратившейся организации;
- дата обращения.
Должностное лицо определяет, относятся ли вопросы, обозначенные в обращении, к вопросам, по которым предоставляется муниципальная услуга.
Обращение гражданина или организации, поступившее средствами почтовой связи или по информационным системам общего пользования, должностное лицо Канцелярии фиксирует в электронной карточке системы электронного документооборота администрации города Новочебоксарска (далее - СЭД), примерная форма которого приведена в Приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.
3.5.Регистрация поступивших обращений
Поступившие в администрацию обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления с использованием системы электронного документооборота.
В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
На обращениях граждан в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, с указанием регистрационного номера. Датой поступления считается дата, указанная на штампе. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Глава администрации города Новочебоксарска проставляет визу на письменном обращении с указанием необходимости разрешения данного вопроса по существу начальником соответствующего структурного подразделения.
3.5.1.Рассмотрение и направление обращения по компетенции
Обращения граждан, поступившие в Администрацию по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в общем порядке, если они отвечают требованиям, предъявляемым к письменным обращениям.
Обращения граждан, поступившие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Административным регламентом.
Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. В таких случаях обращения направляются тому же исполнителю в дополнение к имеющейся переписке.
Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. К повторным обращениям граждан при их поступлении подбирается вся предшествующая переписка.
По многократным обращениям должностное лицо Канцелярии рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения при одновременном наличии следующих условий:
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;
- в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Гражданину направляется уведомление о прекращении с ним переписки.
Письма, бессмысленные по содержанию, не имеющие личных просьб, а также некорректные по тону, списываются в дело, о чем в учетной карточке делается отметка.
На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб, в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведений, ответы, как правило, не даются.
В случае если в письменном обращении не указана фамилия, имя, отчество гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Но если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы в соответствии с его компетенцией. Максимальный срок направления обращения в орган, компетентный рассматривать информацию о противоправном деянии, - 5 дней со дня регистрации обращения в Канцелярию.
Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, должностное лицо Канцелярии:
- направляет обращение в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
По результатам рассмотрения обращений должностное лицо Канцелярии вносит в электронную базу данных информацию об ответственном исполнителе и соисполнителях, отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений.
3.5.2.Постановка обращений граждан на контроль
На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью получения материалов для обзоров почты, аналитических записок информации, выявления принимавшихся мер в случае коллективных и повторных (многократных) обращений заявителей.
Решение о постановке обращения на контроль вправе принять должностное лицо Канцелярии.
В случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, исполнителем срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения и представляет его в Канцелярию для согласования. Направляет заявителю уведомление о продлении срока рассмотрения.
Обращение может быть возвращено в другую организацию для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет Канцелярия.
3.5.3.Рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации
Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях Администрации (далее - подразделения), в том числе с выездом на место. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в Канцелярии, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
Должностным лицом Канцелярии после регистрации поступившего обращения в СЭД передается на рассмотрение главе администрации города Новочебоксарска (далее - Глава). С соответствующей резолюцией Главы письменное обращение гражданина направляется должностному лицу, ответственному за исполнение поручения. В случае если в поручении Главы о рассмотрении обращения гражданина указаны несколько структурных подразделений, подлинник обращения гражданина направляется в структурное подразделение, ответственное за исполнение поручения (указанное в поручении первым), копии направляются в структурные подразделения - соисполнители поручения.
Подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее 7 дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
Должностное лицо подразделения Администрации, которому поручено рассмотрение обращения, обеспечивает:
- объективное и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с выездом на место и с участием граждан, направивших обращения;
- получение необходимых для рассмотрения письменных обращений граждан документов и материалов в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан, в случае установления обоснованности доводов заявителей;
- письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ гражданину направляется за подписью руководителя структурного подразделения Администрации. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ. Решение о снятии с контроля принимает должностное лицо Администрации, которое давало поручение по его рассмотрению.
Не разрешается передавать письма граждан из одного структурного подразделения в другое, минуя Канцелярию. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в Канцелярию со всеми материалами проверки (справками, информациями и т.д.) для формирования дела и картотеки.
Хранение дел у исполнителей запрещается. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденными в установленном порядке перечнями документов, регламентирующих деятельность Администрации.
3.6.Рассмотрение устного обращения
Для предоставления муниципальной услуги при непосредственном устном обращении гражданина приглашают в помещение, где предоставляется муниципальная услуга. Определяется, относятся ли вопросы, обозначенные в обращении, к вопросам, по которым предоставляется муниципальная услуга, уточняется, в какой форме лицо желает получить ответ, определяется уровень сложности вопросов, содержащихся в обращении. Устное обращение фиксируется в электронной карточке приема граждан СЭД.
Ответ на устное обращение предоставляет в сроки, установленные в пункте 2.3 настоящего Административного регламента.
При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, предусмотренном настоящим Административным регламентом.
3.7.Личный прием граждан
В Администрации прием граждан ведут глава администрации города Новочебоксарска и его заместители по утвержденному графику.
Информация о месте приема, установленных для приема днях доводится до сведения граждан через публикацию в средствах массовой информации; размещается на официальном сайте Администрации города Новочебоксарска.
Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием, с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.
Во время личного приема должностными лицами, осуществляющими личный прием, не допускается рассмотрение служебных вопросов.
Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов.
Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке личного приема.
Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию администрации города, гражданину разъясняется, куда ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее неоднократно были даны ответы по существу поставленных в обращении вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.
По окончании приема должностное лицо, осуществляющее прием, доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
Содержание беседы и решение должностного лица по итогам приема фиксируется в карточке приема граждан.
Поручение, данное Главой администрации города Новочебоксарска по обращению гражданина, должно исполняться в сроки, установленные настоящим Административным регламентом. Срок исполнения устанавливается со дня подписания (регистрации) поручения, если поручением не установлен иной срок. Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения.
Контроль за организацией личного приема граждан и учет обращений граждан, рассматриваемых на личном приеме в Администрации, осуществляется должностным лицом Канцелярии.