Приложение к Постановлению от 11.08.2009 г № 433 Административный регламент
Административный регламент администрации алатырского района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов»
I.Общие положения
1.1.Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача заверенных копий документов" (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении муниципальной услуги по выдаче заверенных копий документов (далее - муниципальная услуга).
1.2.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (текст Конституции опубликован в "Российской газете" от 25 декабря 1993 г. N 237);
- Конституцией Чувашской Республики (принята Государственным Советом Чувашской Республики 30 ноября 2000 года) (текст Конституции опубликован в газете "Республика" от 9 декабря 2000 г. N 52 (225), в Ведомостях Государственного Совета Чувашской Республики, 2000 г., N 38; 2001 г., N 39 (на чувашском языке), в Собрании законодательства Чувашской Республики, 2000 г., N 11-12, ст. 44);
- Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете" от 8 октября 2003 г. N 202, в "Парламентской газете" от 8 октября 2003 г. N 186, в Собрании законодательства Российской Федерации от 6 октября 2003 г. N 40, ст. 3822); Уставом Алатырского района.
1.3.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Муниципальная услуга предоставляется управлением организационной работы и информационного обеспечения администрации района и осуществляется через ведущего специалиста по работе с обращениями граждан (в случае обращения за предоставлением муниципальной услуги физического или юридического лица, либо индивидуального предпринимателя).
Информационное обеспечение по предоставлению муниципальной услуги осуществляется непосредственно администрацией Алатырского района.
1.4.Взаимодействие с государственными и муниципальными органами и организациями при предоставлении муниципальной услуги
При предоставлении муниципальной услуги администрация Алатырского района взаимодействует с:
- республиканским государственным учреждением "Государственный исторический архив Чувашской Республики" Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики;
- республиканским государственным учреждением "Архив современной истории" Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.
1.5.Получатели муниципальной услуги
Получателями муниципальной услуги являются физические лица, индивидуальные предприниматели или юридические лица, обратившиеся в администрацию района за предоставлением им заверенных копий документов (далее - заявители).
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги
Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной услуге, является открытой и общедоступной.
2.1.1.Описание конечного результата предоставления заявителям муниципальной услуги
Конечным результатом предоставления заявителям муниципальной услуги является:
- в случае принятия решения о выдаче заверенных копий документов - выдача заверенных копий документов;
- в случае принятия решения об отказе в выдаче заверенных копий документов - письменное уведомление администрации района об отказе в выдаче заверенных копий документов с указанием причин такого отказа.
2.1.2.Способ получения сведений о местонахождении и графике работы администрации Алатырского района и уполномоченного подразделения
Сведения о местонахождении и графике работы администрации района, ведущего специалиста организационного отдела по работе с обращениями граждан, номера телефонов для справок, адреса электронной почты размещаются в средствах массовой информации, на официальном Интернет-сайте администрации Алатырского района (Приложение 1 к Административному регламенту).
График работы ведущего специалиста организационного отдела по работе с обращениями граждан администрации Алатырского района: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00 ч., перерыв на обед с 12.00 до 13.00 часов; выходные дни - суббота, воскресенье.
2.1.3.Перечень документов, необходимых для получения заявителями муниципальной услуги
Заявители (физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели) представляют в приемную администрации Алатырского района (Приложение 1 настоящего Административного регламента) заявление о предоставлении заверенной копии документа (далее - Заявление) (Приложение 2, Приложение 3 настоящего Административного регламента).
В Заявлении указывается полное наименование документа, копию которого запрашивает заявитель; причина обращения заявителя; паспортные данные заявителя - физического лица, индивидуального предпринимателя; реквизиты заявителя - юридического лица, подпись и дата.
Муниципальная услуга предоставляется заявителям в случае:
а) правильного составления Заявления (Приложение 2, Приложение 3 настоящего Административного регламента);
б) обращения заявителей о выдаче заверенной копии документов, не входящих в Перечень документов ограниченного распространения по администрации Алатырского района;
в) обращения заявителей о выдаче заверенной копии документов, разработанных администрацией Алатырского района в отношении данных заявителей.
2.1.4.Информирование заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги
Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги (далее - информация о процедуре) заинтересованные лица вправе обращаться:
- в устной форме лично или по телефону к ведущему специалисту управления организационной работы и информационного обеспечения с обращениями граждан администрации Алатырского района (далее - специалист отдела);
- в письменном виде почтой в адрес главы администрации района или первого заместителя администрации, курирующего предоставление муниципальной услуги;
- через Интернет-сайт администрации района.
Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:
- достоверность и полнота информирования о процедуре;
- четкость в изложении информации о процедуре;
- удобство и доступность получения информации о процедуре;
- оперативность предоставления информации о процедуре.
Форма информирования может быть устной или письменной в зависимости от формы обращения заинтересованных лиц или их представителей.
2.1.5.Публичное устное информирование
Публичное устное информирование осуществляется с привлечением средств массовой информации (далее - СМИ).
2.1.6.Публичное письменное информирование
Публичное письменное информирование осуществляется путем публикации информационных материалов в СМИ, размещения на официальном Интернет-сайте администрации Алатырского района, использования информационных стендов.
Информационные стенды оборудуются в доступном для получения информации помещении администрации Алатырского района. На информационных стендах и официальном Интернет-сайте администрации района содержится следующая обязательная информация:
- полное наименование отдела, предоставляющего муниципальную услугу;
- контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием и консультирование заинтересованных лиц;
- процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схем (Приложение 4 настоящего Административного регламента);
- образец заявления;
- перечень наиболее часто задаваемых вопросов и ответы на них при получении муниципальной услуги;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным начертанием либо подчеркиваются.
2.1.7.Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан или организаций
При информировании о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону специалист отдела, сняв трубку, должен назвать наименование своего отдела, должность, фамилию, имя и отчество.
Во время разговора специалист отдела должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка от заинтересованных лиц специалист отдела проводит личный прием граждан, то он может предложить заинтересованному лицу обратиться по телефону позже, либо, в случае срочности получения информации, предупредить заинтересованное лицо о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования специалист отдела, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 15 минут.
Специалист отдела не вправе осуществлять информирование заинтересованных лиц, выходящее за рамки информирования, влияющее прямо или косвенно на результат предоставления муниципальной услуги.
Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистом отдела при обращении заинтересованных лиц за информацией лично или по телефону.
Специалист отдела, осуществляющий устное информирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости - с привлечением компетентных специалистов. Время ожидания заинтересованных лиц при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут. Индивидуальное устное информирование специалист отдела осуществляет не более 15 минут.
В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист отдела, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо согласовать другое время для устного информирования.
При устном обращении заинтересованных лиц лично специалист отдела, осуществляющий прием и информирование, дает ответ самостоятельно. Если специалист отдела не может в данный момент ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить обратиться с вопросом в письменной форме либо согласовать другое время для получения консультации.
Специалист отдела, осуществляющий прием и консультирование (по телефону или лично), должен корректно и внимательно относиться к заинтересованным лицам, не унижая их чести и достоинства. Консультирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов и эмоций.
Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц в администрацию района осуществляется путем почтовых отправлений либо предоставляется лично в приемную администрации Алатырского района.
Глава администрации района направляет обращение заинтересованных лиц специалистам администрации Алатырского района для подготовки ответа.
Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме, с указанием фамилии и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заявителей) в течение 10 рабочих дней с даты представления документов заявителями.
2.2.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- ненадлежащее оформление Заявления (подпункт 2.1.3 настоящего Административного регламента);
- обращение заявителей о выдаче заверенной копии документов, входящих в Перечень документов ограниченного распространения по администрации Алатырского района (Приложение 5 настоящего Административного регламента - не приводится);
- обращение заявителей о выдаче заверенной копии документов, не затрагивающих его права и свободы.
2.3.Требования к оборудованию помещений для оказания муниципальной услуги
Прием заявителей для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графику приема граждан ведущим специалистом управления организационной работы и информационного обеспечения.
Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами, компьютером с возможностью печати и выхода в Интернет.
Для ожидания приема заявителям отводится специальное место, оборудованное стульями, столами (стойками), для возможности оформления документов.
2.4.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
Специалист отдела принимает от заявителей Заявление для получения муниципальной услуги в соответствии с пунктом 2.1.3 настоящего Административного регламента.
Время ожидания заявителей при подаче/получении документов для получения муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
Продолжительность приема заявителей у специалиста отдела при подаче/получении документов для получения муниципальной услуги не должна превышать 15 минут.
Выдача заверенной копии документа должна быть осуществлена в течение трех рабочих дней со дня подачи заявителем Заявления.
2.5.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги по выдаче заверенных копий документов является бесплатной муниципальной услугой.
III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Описание последовательности прохождения процедуры предоставления муниципальной услуги представлено в блок-схеме (Приложение 4 настоящего Административного регламента).
3.1.1.Первичный прием документов от заявителей
Ведущий специалист управления организационной работы и информационного обеспечения производит прием Заявления лично от заявителей либо от имени заявителей. Заявление может быть представлено уполномоченным лицом при наличии надлежаще оформленных документов.
При подготовке Заявления, представляемого в приемную администрации Алатырского района, не допускается применение факсимильных подписей.
При приеме заявления о выдаче заверенной копии документа, разработанного администрацией Алатырского района в отношении данного заявителя, заявителю - индивидуальному предпринимателю и заявителю - физическому лицу необходимо представить документ, удостоверяющий личность (паспорт); заявитель - юридическое лицо в обязательном порядке должен представить Заявление, составленное на фирменном бланке, поставить подпись руководителя и печать организации.
Специалист отдела проверяет срок действия документа, удостоверяющего личность, наличие в нем записи об органе, выдавшем документ, даты выдачи, подписи и фамилии должностного лица, оттиска печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в Заявлении.
При приеме Заявления специалист отдела осуществляет его проверку на соответствие пунктам а), в) подпункта 2.1.3 настоящего Административного регламента.
При приеме Заявления проставляется номер входящей корреспонденции и регистрируется в системе электронного документооборота администрации Алатырского района.
При установлении фактов несоответствия Заявления требованиям специалист управления организационной работы и информационного обеспечения уведомляет заявителя о наличии препятствий для дальнейшей регистрации, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в Заявлении и предлагает принять меры по их устранению.
Если имеются основания для отказа в приеме Заявления, но заявитель настаивает на его представлении, специалист управления организационной работы и информационного обеспечения после регистрации Заявления в течение 2 рабочих дней направляет заявителю письменное уведомление о причине отказа в рассмотрении Заявления, которое подписывается первым заместителем главы администрации района.
Заявитель может направить Заявление по почте. Специалист организационного отдела при получении отправления осуществляет проверку Заявления на соответствие пунктам а) - в) подпункта 2.1.3 настоящего Административного регламента. Если имеются основания для отказа в приеме Заявления, специалист отдела в течение 2 рабочих дней направляет заявителю письменное уведомление об отказе в рассмотрении Заявления с указанием оснований для отказа и возможностей их устранения, которое подписывается первым заместителем главы администрации района. Заявление регистрируется в системе электронного документооборота.
3.1.2.Рассмотрение Заявления
После регистрации в приемной администрации района Заявление о выдаче копии документа, разработанного администрацией Алатырского района, направляется на рассмотрение главе администрации района.
Глава администрации района в течение рабочего дня со дня регистрации Заявления рассматривает его, выносит резолюцию для подготовки ответа начальником отдела, в котором был разработан документ, и направляет в приемную администрации района.
Начальник отдела рассматривает Заявление самостоятельно либо направляет специалисту отдела.
В ходе рассмотрения Заявления начальник отдела либо специалист отдела в течение рабочего дня с момента получения на исполнение документа осуществляет его проверку на соответствие пунктам а) - в) подпункта 2.1.3 настоящего Административного регламента и готовит ответ.
3.1.3.Выдача заверенной копии документа
В случае соответствия Заявления пунктам а) - в) подпункта 2.1.3 настоящего Административного регламента специалист отдела готовит копию запрашиваемого документа, заверяет его подписью начальника и печатью отдела администрации района и передает в приемную администрации Алатырского района.
Заверенная копия документа выдается заявителю ведущим специалистом управления организационной работы и информационного обеспечения при представлении документа, удостоверяющего личность (паспорт).
Выдача заверенной копии документа заявителю фиксируется в системе электронного документооборота администрации района.
При получении заверенной копии документа заявитель ставит дату и подпись о получении на Заявлении, которое остается в приемной.
3.1.4.Основания для отказа в выдаче заверенных копий документов
Основаниями для отказа в выдаче заверенных копий документов являются:
- ненадлежащее оформление Заявления (подпункт 2.1.3 настоящего Административного регламента);
- обращений заявителей о выдаче заверенных копий документов, входящих в Перечень документов ограниченного распространения по администрации Алатырского района;
- обращений заявителей о выдаче заверенных копий документов, не затрагивающих его права и свободы.
В случае несоответствия Заявления пунктам а) - в) подпункта 2.1.3 настоящего Административного регламента специалист отдела в течение двух рабочих дней со дня получения от главы администрации района Заявления подготавливает письменное уведомление администрации района об отказе в выдаче заверенных копий документов и согласовывает его с начальником отдела администрации Алатырского района, курирующим предоставление муниципальной услуги и разработку данного документа.
Письменное уведомление администрации района об отказе в выдаче заверенных копий документов должно содержать основания для отказа с указанием возможностей их устранения и может быть обжаловано заявителем в судебном порядке.
3.2.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
3.2.1.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, и принятием решений специалистами отдела осуществляется первым заместителем главы администрации района.
Специалист отдела несет ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования, полноту собранных документов, правильность их оформления, соблюдение требований к документам, за правильность выполнения процедур по приему.
Ответственность специалиста отдела закрепляется его должностной инструкцией в соответствии с требованиями законодательства.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистом отдела положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чувашской Республики.
Периодичность осуществления текущего контроля составляет один раз в год.
По результатам проведенных проверок, оформленных документально в установленном порядке, в случае выявления нарушений прав заявителей глава администрации района осуществляет привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2.2.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги
Заявитель может обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), устно к заместителю главы администрации района, курирующему предоставление муниципальной услуги, либо письменно на имя главы администрации района через:
- приемную администрации района (Приложение 1 к Административному регламенту). График работы ведущего специалиста: понедельник - пятница, с 8.00 - 17.00; перерыв на обед с 12.00 до 13.00 часов; выходные дни - суббота, воскресенье.
При обращении заявителя устно к заместителю главы администрации района ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В письменном обращении (Приложение 6 к Административному регламенту - не приводится) указываются:
фамилия, имя, отчество заявителя (либо фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя - в случае обращения с жалобой представителя);
полное наименование юридического лица (в случае обращения организации);
контактный телефон, почтовый адрес;
предмет обращения;
личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и дата.
Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.
Обращения заявителей, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
В случае, если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава администрации района вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении в адрес заявителя, направившего обращение, направляется сообщение.
Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 10 рабочих дней с даты регистрации обращения заявителя.
Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение о применении меры административной ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе оформления документов, требований законодательства Российской Федерации и законодательства Чувашской Республики, настоящего Административного регламента, повлекшие за собой повторное обращение.
Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.
Отказ в выдаче заверенных копий документов может быть оспорен в судебном порядке.