Приложение к Постановлению от 11.05.2012 г № 231 Положение
Положение о секторе по делам архивов администрации красночетайского района чувашской республики I. общие положения
1.1.Сектор по делам архивов администрации Красночетайского района (далее - Сектор) является структурным подразделением администрации Красночетайского района, осуществляющим формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений.
1.2.Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Конституцией Чувашской Республики, основами законодательства Российской Федерации, Чувашской Республики по архивному делу, федеральными законами и законами Чувашской Республики, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Главы Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики, решениями Собрания депутатов Красночетайского района, главы администрации Красночетайского района, Административным регламентом администрации Красночетайского района по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива Красночетайского района Чувашской Республики", приказами и указаниями сектора архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.
1.3.Сектор обеспечивает проведение государственной политики в развитии архивного дела в районе, осуществляет координацию деятельности отделов администрации района и администраций сельских поселений района в области архивного дела и делопроизводства, а также контролирует состояние ведомственного хранения документов организаций и учреждений различных форм собственности.
1.4.Финансирование и материально-техническое обеспечение Сектора осуществляется за счет средств бюджета Красночетайского района. Штатная численность Сектора устанавливается главой администрации района.
1.5.Сектор имеет печать и угловой штамп в установленном порядке.
II.Основные задачи
Основными задачами Сектора являются:
2.1.Обеспечение сохранности, учета и использования архивных документов и архивных фондов, организация комплектования и создания оптимальных условий хранения архивных документов организаций, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района;
2.2.Информационное обеспечение органов местного самоуправления Красночетайского района и сельских поселений, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;
2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
2.4.Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями и другими организациями-источниками комплектования законодательства Российской Федерации, Чувашской Республики и иных правовых актов в области архивного дела.
III.Функции
Сектор в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1.Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в сектор архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики по установленным формам сведения о хранящихся архивных фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечении их физической сохранности;
3.2.Разрабатывает и по согласованию с сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики представляет на утверждение главы администрации района Списки организаций - источников комплектования муниципального архива Красночетайского района Чувашской Республики, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
3.3.Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Секторе;
3.4.Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным фондам с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
3.5.Вносит на рассмотрение главы администрации района проекты программ развития архивного дела и организует их реализацию, информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
3.6.Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы муниципального архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;
3.7.Взаимодействует с органами образования, культуры и средствами массовой информации в целях пропаганды законодательства по архивному делу, формирования у населения потребности сохранить документы, отражающие трудовую, творческую, общественную деятельность, личную жизнь и родословную гражданина;
3.8.Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования;
3.9.Информирует администрацию района, сектор архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Чувашской Республики и архивах;
3.10.Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
3.11.Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций-источников комплектования;
3.12.Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архив;
3.13.Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики и администрацией района;
3.14.Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Сектора;
3.15.Организует работу экспертно-проверочной комиссии при Секторе;
3.16.Внедряет в практику работы Сектора нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
IV.Права
Сектору предоставляется право:
4.1.Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Сектора;
4.2.Получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
4.3.Проверять выполнение организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Чувашской Республики, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
4.4.Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
4.5.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, ее структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;
4.6.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики;
4.7.Вносить на рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.
V.Организация работы
5.1.Сектор возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом Красночетайского района Чувашской Республики, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела;
5.2.Заведующий Сектором назначается и освобождается от должности главой администрации района. Это решение может согласовываться с сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики;
5.3.Заведующий Сектором организует деятельность муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Сектор задач; отчитывается о работе Сектора и состоянии архивного дела в районе перед администрацией района и в установленном порядке перед сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики;
5.4.Сектор осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления района, сельских поселений, учреждениями и организациями, общественными организациями;
5.5.Обеспечение Сектора помещениями, отвечающими требованиям постоянного хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других, необходимых для работы условий, осуществляется администрацией района за счет местных бюджетных ассигнований;
5.6.При смене заведующего Сектором прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители администрации района и сектора архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики. Акт приема-передачи утверждается главой администрации района и представляется в сектор архивов Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики.
5.7.Реорганизация или ликвидация Сектора осуществляется главой администрации района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Сектора передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника передаются на постоянное хранение в государственный архив Чувашской Республики в установленном порядке.
VI.Система менеджмента качества
Сектор в соответствии с Политикой и Целями администрации района и сектора в области качества, Руководством по качеству РК КЧ-2007 и другими документами Системы менеджмента качества обеспечивает выполнение процесса:
ОП 12 "Управление архивной политикой".