Приложение к Распоряжению от 30.08.2012 г №№ 432, 1273 Положение
Положение об архиве администрации главы чувашской республики I. общие положения
1.1.Настоящее Положение об архиве Администрации Главы Чувашской Республики (далее - Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Чувашской Республики "Об архивном деле в Чувашской Республике", Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федеральной архивной службы России от 6 февраля 2002 г., Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380), Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164, и устанавливает общие требования к созданию и функционированию архива Администрации Главы Чувашской Республики.
1.2.Документы, образовавшиеся в процессе деятельности Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Главы Чувашской Республики, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, входят в состав Архивного фонда Чувашской Республики, являются государственной собственностью Чувашской Республики и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Чувашской Республики.
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики об архивном деле, хранятся в Администрации Главы Чувашской Республики.
1.3.Администрация Главы Чувашской Республики обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Чувашской Республики, образовавшихся в процессе деятельности Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Главы Чувашской Республики, своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством и уполномоченным Кабинетом Министров Чувашской Республики органом исполнительной власти Чувашской Республики в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела).
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет Администрации Главы Чувашской Республики.
1.4.Для хранения документов Архивного фонда Чувашской Республики и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается архив Администрации Главы Чувашской Республики (далее - архив).
Администрация Главы Чувашской Республики обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.5.Ответственным за ведение архива является работник общего отдела Управления делами, на которого распоряжением Администрации Главы Чувашской Республики возложены соответствующие обязанности.
1.6.В своей работе архив руководствуется законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики об архивном деле, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, уполномоченного органа в области архивного дела, распоряжениями Администрации Главы Чувашской Республики, а также настоящим Положением.
1.7.Положение об архиве утверждается распоряжением Администрации Главы Чувашской Республики по согласованию с экспертно-методической комиссией бюджетного учреждения Чувашской Республики "Государственный архив современной истории Чувашской Республики" Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики (далее - БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии).
1.8.Архив осуществляет деятельность в соответствии с планами, утверждаемыми заместителем Руководителя Администрации Главы Чувашской Республики - начальником Управления делами.
1.9.Контроль за деятельностью архива осуществляется заместителем Руководителя Администрации Главы Чувашской Республики - начальником Управления делами.
1.10.Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии.
II.Состав документов архива
В архив поступают:
2.1.Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, включая управленческую, аудиовизуальную, машиночитаемую документацию, образовавшиеся в процессе деятельности Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Главы Чувашской Республики, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2.Документы по личному составу Совета народных комиссаров Чувашской АССР, Совета Министров Чувашской Республики.
2.3.Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, находившихся в введении Администрации Главы Чувашской Республики.
2.4.Научно-справочный аппарат к документам архива.
III.Задачи и функции архива
3.1.Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;
учет и обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к документам, использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и своевременная передача документов, входящих в состав Архивного фонда Чувашской Республики, на постоянное хранение в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, уполномоченным органом в области архивного дела;
осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве в структурных подразделениях Администрации Главы Чувашской Республики (далее - структурные подразделения).
3.2.В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
принимает не позднее чем через один год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Главы Чувашской Республики;
разрабатывает и согласовывает с БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии графики представления описей и передачи документов на постоянное хранение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;
составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации Главы Чувашской Республики и экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;
осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом государственных архивов Чувашской Республики;
организует использование документов:
информирует руководство и работников Администрации Главы Чувашской Республики о составе и содержании документов архива,
выдает работникам Администрации Главы Чувашской Республики в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива,
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки,
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации Главы Чувашской Республики;
оказывает методическую помощь структурным подразделениям в составлении номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Администрации Главы Чувашской Республики по вопросам делопроизводства;
ежегодно представляет в БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);
подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в государственные архивы Чувашской Республики документы Архивного фонда Чувашской Республики.
IV.Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.
V.Ответственность
5.1.Работник Администрации Главы Чувашской Республики, ответственный за ведение архива, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством за:
несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
утрату и несанкционированное уничтожение документов;
нарушение установленных законодательством правил использования документов и доступа пользователей к документам.
5.2.За утрату и порчу документов архива работники структурных подразделений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.