Постановление от 31.03.2004 г № 67
О Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики
Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:
1.Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее - Примерная инструкция).
2.Рекомендовать администрациям районов и городов разработать на основе Примерной инструкции соответствующие инструкции по делопроизводству и ввести их в действие до 1 июля 2004 года.
3.Признать утратившим силу постановление Совета Министров Чувашской Республики от 27 января 1993 г. N 5 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики".
Председатель Кабинета Министров
Чувашской Республики
Н.ПАРТАСОВА
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I.Общие положения
1.1.Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Примерная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления.
1.2.Примерная инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики и Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики.
1.3.Органы местного самоуправления организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих федеральному законодательству, законодательству Чувашской Республики и настоящей Примерной инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются главами местного самоуправления в муниципальных образованиях (главами администраций муниципальных образований) (далее - глава администрации) по согласованию с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов (далее - Госкомархив Чувашии).
1.4.Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе местного самоуправления, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
1.5.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа местного самоуправления осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления.
II.Документация органа местного самоуправления
2.1.Деятельность органа местного самоуправления обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется его компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом местного самоуправления, другими органами управления и организациями.
2.2.При подготовке документов рекомендуется соблюдать следующие правила:
применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше;
шрифт - Times ET и Times New Roman Cуr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1 - 2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL - размером N 12, 13, 14 через 1,5 межстрочных интервала;
поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм;
межстрочное расстояние - 1,5 интервала;
реквизиты отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
2.3.В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10 - 15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинания.
При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств электронной вычислительной техники основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми.
III.Правила оформления документов
3.1.Бланки документов
3.1.1.Документы органа местного самоуправления, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1 - 5).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органов местного самоуправления оформляются на бланках в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги.
3.1.2.В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования органа местного самоуправления;
бланки постановления, распоряжения главы администрации;
бланк письма;
бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.
Состав видов бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждается главой администрации по представлению службы ДОУ.
3.1.3.Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
3.1.4.Бланки документов органа местного самоуправления подлежат учету.
3.1.5.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.6.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.2.Оформление реквизитов документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа местного самоуправления обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов.
3.2.1.Изображение Государственного герба Чувашской Республики
Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с действующим законодательством Чувашской Республики.
3.2.2.Наименование органа местного самоуправления
Наименование органа местного самоуправления указывается в точном соответствии с его Уставом.
Наименование органа местного самоуправления печатают на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском на одном уровне. Наименование на чувашском языке располагают слева.
3.2.3.Справочные данные об органе местного самоуправления
Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).
3.2.4.Наименование вида документа
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции органа местного самоуправления, содержанию документируемого управленческого действия.
3.2.5.Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных правовых документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год (29.04.2003). Допускается оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.04.29.
3.2.6.Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются.
Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает:
05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ;
12 - номер соответствующего дела по номенклатуре;
156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-38.
3.2.7.Ссылка на регистрационный номер
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
3.2.8.Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
3.2.9.Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Отдел культуры администрации
Ибресинского района
Чувашской РеспубликиПри направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:
Администрация
Ибресинского района
Чувашской Республики
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И.ПетровуПри адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
Генеральному директору
ООО "Азамат"
В.Д.ИвановуПри адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Калинину И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 3012643.2.10.Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Канашского района
Чувашской Республики
Личная подпись Расшифровка подписи
16.10.2003При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом органа местного самоуправления. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже.
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
администрации Красночетайского
района Чувашской Республики
от 16.10.2003 N 150Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.
3.2.11.Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.12.Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.п.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
3.2.13.Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или словом "Контроль" и наносят от руки ручкой с красной пастой или специальным штампом на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу.
3.2.14.Составление текстов управленческих документов
Текст документа составляют на одном из государственных языков Чувашской Республики в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть .
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (постановление, распоряжение, приказ) текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности органа местного самоуправления, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("не возражает", "считает возможным").
3.2.15.Оформление приложений к документу
Приложения
2004-03-31 Приложение к Постановлению от 31 марта 2004 года № 67