Постановление от 11 2016 г № 320
О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164
Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет:
1.Внести в Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Чувашской Республики, утвержденные постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 28 мая 2010 г. N 164 (далее - Правила), следующие изменения:
в разделе II:
наименование изложить в следующей редакции:
"II. Термины и определения";
абзац первый изложить в следующей редакции:
"Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:";
абзац шестой изложить в следующей редакции:
"реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;";
абзацы девятый и десятый изложить в следующей редакции:
"регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;";
абзацы двенадцатый и тринадцатый изложить в следующей редакции:
"служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;";
абзац четырнадцатый признать утратившим силу;
абзац пятнадцатый изложить в следующей редакции:
"система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;";
в разделе III:
абзац второй пункта 3.2 изложить в следующей редакции:
"При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.";
пункты 3.4 и 3.5 изложить в следующей редакции:
"3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем органа исполнительной власти.
3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Чувашской Республики;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные об органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция);
п) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.";
в разделе IV:
пункт 4.5 изложить в следующей редакции:
"4.5. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.";
пункт 4.6 признать утратившим силу;
пункт 4.7 изложить в следующей редакции:
"4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам органа исполнительной власти.
Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.";
пункт 4.8 дополнить абзацем следующего содержания:
"При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти.";
пункт 4.9 изложить в следующей редакции:
"4.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.";
в разделе V:
пункт 5.1 дополнить подпунктом "в" следующего содержания:
"в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых органом исполнительной власти.";
пункт 5.9 изложить в следующей редакции:
"5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.";
раздел VI изложить в следующей редакции:
"VI. Особенности работы с электронными документами
в органе исполнительной власти
6.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Чувашской Республики".
В органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.
6.3.Состав электронных документов, создаваемых в органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций уполномоченного органа в области архивного дела.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого органа исполнительной власти по согласованию с уполномоченным органом в области архивного дела.
6.4.Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.5.В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.6.Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
6.7.После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.
6.8.После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.
6.9.Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.
6.10.Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
6.11.Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".
6.12.Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.13.После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти.";
приложение к Правилам изложить в следующей редакции: