Приложение к Постановлению от 26.06.2006 г № 543 Положение
Положение о муниципальном архиве города Шумерля
1.Общие положения
1.1.Муниципальный архив города Шумерля (далее - архив) - является структурным подразделением организационного управления администрации г. Шумерля, осуществляющим хранение, учет и использование документов архивного фонда.
1.2.Муниципальный архив города Шумерля руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Чувашской Республики, федеральными законами и законами Чувашской Республики, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики, Уставом города Шумерля, решениями органов местного самоуправления города Шумерля, а также настоящим Положением.
1.3.Муниципальный архив города Шумерля осуществляет свои полномочия во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Чувашской Республики, органами самоуправления г. Шумерля, структурными подразделениями администрации г. Шумерля, организациями и учреждениями различных организационно-правовых форм и форм собственности, по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.4.Решения, принимаемые архивом по вопросам его компетенции, являются обязательными для исполнения организациями и учреждениями, находящимися на территории г. Шумерля.
1.5.Муниципальным архивом города Шумерля осуществляется хранение архивных документов относящихся к муниципальной собственности, которые не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено федеральными законами.
1.6.Деятельность муниципального архива города Шумерля организуется на основе годового плана развития архивного дела в городе, утверждаемого главой администрации г. Шумерля.
1.7.Местонахождение: 429122, Чувашская Республика, г. Шумерля, проезд Мебельщиков, 11.
2.Основные задачи
Основными задачами муниципального архива города Шумерля являются:
- реализация на территории города полномочий органов самоуправления г. Шумерля в области формирования и содержания муниципального архива;
- хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда муниципального архива;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления города Шумерля; использование документов;
- организационно-методическое руководство деятельности ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления города Шумерля и муниципальных учреждений города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
- контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов архивного фонда законодательства Российской Федерации, Чувашской Республики об архивном деле;
- анализ состояния делопроизводства и архивного дела в городе;
- проведение в пределах своей компетенции экспертизы ценности документов.
3.Функции
Муниципальный архив города Шумерля в соответствии с возложенными на него задачами:
- разрабатывает проекты решений органов местного самоуправления города Шумерля в области архивного дела;
- осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов и представляет в Управление по делам архивов Чувашской Республики по установленным формам сведения о хранящихся в муниципальном архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- по согласованию с Управлением по делам архивов Чувашской Республики выносит на утверждение Главы администрации г. Шумерля перечень государственных и муниципальных предприятий, организаций и учреждений, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив города Шумерля;
- определяет потребность в ретроспективной информации и вносит предложения по ее использованию в органы местного самоуправления города Шумерля, другим потребителям;
- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве;
- создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам муниципального архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
- информирует органы местного самоуправления города Шумерля и учреждения о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике; выполняет их запросы;
- использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио; в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы муниципального архива учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;
- осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе и по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования муниципального архива, а также по поручению Управления по делам архивов Чувашской Республики - учреждений, организаций, отнесенных к федеральной собственности и государственной собственности субъекта Российской Федерации;
- ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений;
- проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства по архивному делу и внедрение ГОСТа на организационно-распорядительную документацию;
- рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений, разработанные на основе типовых или примерных;
- рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Чувашской Республики описи дел постоянного хранения, подготовленные учреждениями - источниками комплектования муниципального архива;
- проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции муниципального архива города Шумерля;
- выдает в установленном порядке предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам справки социально-правового характера, выписки из документов, хранящихся в муниципальном архиве города Шумерля. Справки и выписки из документов, выданные муниципальным архивом города Шумерля, заверяются печатью администрации города Шумерля;
- выступает организатором по проведению мероприятий в области архивного дела;
- готовит ответы на поступившие в архив обращения и письма граждан и организаций;
- представляет для средств массовой информации материалы о состоянии и развитии архивного дела в г. Шумерля, деятельности архива и размещает их в сети Интернет.
4.Состав документов
4.1.Муниципальный архив города Шумерля хранит:
4.1.1.Документы государственной части Архивного фонда Чувашской Республики, образовавшихся в деятельности городских органов государственной власти, государственных учреждений городского подчинения, а также образующихся в деятельности органов местного самоуправления города Шумерля и учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;
4.1.2.Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие на законном основании в муниципальную собственность города;
4.1.3.Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды архива;
4.1.4.Документы по личному составу ликвидированных предприятий города не имеющих правопреемника;
4.1.5.Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.
5.Права
5.1.Муниципальный архив города Шумерля в пределах своей компетенции вправе:
- запрашивать и получать в порядке, установленном законодательством у территориальных органов федеральных и республиканских органов исполнительной власти, органов самоуправления г. Шумерля, других организаций и должностных лиц необходимую информацию, документы и материалы;
- разрабатывать и вносить в установленном порядке на рассмотрение органам самоуправления г. Шумерля проекты нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к ведению архива;
- привлекать в установленном порядке для осуществления нормотворческих и экспертных работ, консультаций организации, специалистов, в том числе на договорной основе;
- проводить конференции, совещания, семинары и другие мероприятия по вопросам, отнесенным к его компетенции.
5.2.Нормативные правовые акты, в том числе инструкции и разъяснения архива, изданные в пределах его компетенции, являются обязательными для организаций, иных органов, должностных лиц, на которых они распространяются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики;
- представлять администрацию г. Шумерля на проводимых предприятиями, учреждениями, организациями города мероприятиях по архивному делу;
- проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчиненности (по согласованию);
- давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
- ставить вопрос перед органами самоуправления г. Шумерля и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и правовыми актами Чувашской Республики ответственности за нарушение законодательства об архивном деле;
- должностное лицо муниципального архива города Шумерля для выполнения своих обязанностей имеет право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы предприятий, учреждений и организаций города.
6.Организация деятельности
6.1.Муниципальный архив г. Шумерля возглавляет главный специалист по делам архивов, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации г. Шумерля:
- главный специалист по делам архивов осуществляет руководство деятельностью муниципального архива г. Шумерля и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач;
- главный специалист по делам архивов является муниципальным служащим.
Права и обязанности главного специалиста по делам архивов как муниципального служащего, меры поощрения и ответственность устанавливаются федеральными законами и законами Чувашской Республики, а также Положением о муниципальной службе города Шумерля.
6.2.Главный специалист по делам архивов:
- вносит в установленном порядке на рассмотрение органов самоуправления г. Шумерля проекты нормативных правовых актов по вопросам, относящимся к ведению архива;
- согласовывает в установленном порядке положения о ведомственных архивах организаций;
- действует без доверенности от имени архива, представляет его интересы;
- организует документирование деятельности архива, определяет и утверждает систему документирования, обеспечения сохранности документов;
- обеспечивает в установленном порядке выполнения мероприятий по охране труда, гражданской обороне, пожарной безопасности и действиям в чрезвычайных ситуациях;
- решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении архива.